Meistens ja. Bei Inlandsreisen in Deutschland muss eine Reisekosten-App nur zwei Beträge kennen: 14 € und 28 €. Fehler passieren an anderer Stelle. Manche Apps kürzen nicht automatisch, wenn dein Arbeitgeber dir Frühstück, Mittag- oder Abendessen stellt. Und die Abwesenheitszeit stimmt nur, wenn du richtig erfasst, wann du losgefahren und wann du zurückgekommen bist. Eine App ersetzt also nicht, dass du die Regeln selbst kennst. Sie hilft dir aber, keine Reisetage zu vergessen.

So funktioniert die Verpflegungspauschale 2026 in Deutschland

Die Verpflegungspauschale (Fachbegriff: Verpflegungsmehraufwand) ist ein fester Tagesbetrag. Mit ihm werden die Mehrkosten für Essen auf beruflichen Reisen pauschal abgegolten. Belege brauchst du dafür nicht. Die Regeln stehen in § 9 Abs. 4a EStG. Für Inlandsreisen gilt:

  • 28 € für jeden Kalendertag, an dem du 24 Stunden von deiner Wohnung und deiner ersten Tätigkeitsstätte weg bist
  • 14 € jeweils für den An- und Abreisetag, wenn du auswärts übernachtest
  • 14 € für eine eintägige Reise ohne Übernachtung, wenn du mehr als 8 Stunden unterwegs bist. Geht die Reise über Mitternacht und du übernachtest nicht, zählt der Tag, an dem du länger weg warst (§ 9 Abs. 4a EStG)
  • 0 € bei 8 Stunden oder weniger

Die Inlandssätze sind 2026 gleich geblieben. Laut Fachportalen wurden sie seit 2020 nicht erhöht (vdr-service.de). Neu sind für 2026 nur die Auslandspauschalen. Das Bundesfinanzministerium hat sie mit Schreiben vom 5. Dezember 2025 für Reisen ab dem 1. Januar 2026 bekannt gegeben (BMF-Schreiben, Kopie der IHK München). Im Ausland zählt der Ort, den du vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichst (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG).

Die häufigste Fehlerquelle: Kürzung bei Mahlzeiten

Stellt dir dein Arbeitgeber eine Mahlzeit, oder ein Dritter auf seine Veranlassung, wird die Pauschale gekürzt. Die Kürzung richtet sich immer nach dem vollen Tagessatz von 28 €, auch an An- und Abreisetagen (§ 9 Abs. 4a Satz 8 ff. EStG):

  • Frühstück: minus 20 % = 5,60 €
  • Mittagessen: minus 40 % = 11,20 €
  • Abendessen: minus 40 % = 11,20 €

Die Kürzung kann die Pauschale höchstens auf null senken, nicht darunter. Hast du für das Essen selbst etwas bezahlt, wird um diesen Betrag weniger gekürzt (§ 9 Abs. 4a EStG).

Rechenbeispiel (eigene Berechnung nach den gesetzlichen Sätzen): Du bist zwei Tage unterwegs und übernachtest einmal. Am zweiten Tag gibt es ein Frühstück, das dein Arbeitgeber stellt.

  • Anreisetag: 14,00 €
  • Abreisetag: 14,00 € − 5,60 € = 8,40 €
  • Summe: 22,40 € statt 28,00 €

Zeigt deine App hier 28 € an, hat sie das Frühstück nicht berücksichtigt.

Die Dreimonatsfrist

Arbeitest du längere Zeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, gibt es die Pauschale nur für die ersten drei Monate. Erst nach einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen beginnt die Frist neu (§ 9 Abs. 4a Satz 6–7 EStG). Keine der hier verglichenen Apps nennt diese Frist in ihrem Store-Eintrag. Das musst du also selbst im Blick behalten.

Wann sich die Pauschale für dich in Euro bemerkbar macht

Damit du einschätzen kannst, ob sich eine App lohnt, solltest du wissen, wie die Pauschale bei dir ankommt. Dafür gibt es zwei Wege:

  1. Dein Arbeitgeber erstattet sie. In der Privatwirtschaft ist diese Erstattung steuerfrei, solange sie die abziehbaren Beträge nach § 9 EStG nicht übersteigt (§ 3 Nr. 16 EStG). Für den öffentlichen Dienst gilt eine eigene Regel (§ 3 Nr. 13 EStG).
  2. Dein Arbeitgeber zahlt nichts oder weniger. Dann kannst du den fehlenden Betrag als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben. Das bringt dir aber erst etwas, wenn deine gesamten Werbungskosten über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € liegen (§ 9a EStG).

Gerade der zweite Punkt wird oft übersehen. Liegst du ohnehin unter 1.230 €, ändern ein paar Reisetage nichts an deiner Steuer. Die App spart dir dann Zeit, aber kein Geld.

Vergleichsmethode

  • Recherchedatum: 8. November 2026
  • Markt: Deutschland (deutscher App Store, deutsche Herstellerseiten)
  • Grundlage: offizielle App-Store-Einträge und Preisseiten der Anbieter. Für die Steuerregeln habe ich den Gesetzestext auf gesetze-im-internet.de und das BMF-Schreiben zu den Auslandspauschalen genutzt.
  • Kriterien: Berechnet die App die Pauschale automatisch? Kürzt sie bei Mahlzeiten? Kennt sie Auslandssätze? Kann sie exportieren? Was kostet sie in 12 Monaten? Auf welchen Plattformen läuft sie? Was steht im Store zum Datenschutz?
  • Ausgeschlossen: reine Firmenlösungen, die nur der Arbeitgeber buchen kann, und Apps ohne dokumentierte Pauschalen-Funktion. Für Android habe ich keine passende Einzelnutzer-App mit dokumentierter Verpflegungsfunktion gefunden.
  • Wichtig: Ich habe die Apps nicht selbst ausprobiert. Alle Angaben zu Funktionen stammen aus den Beschreibungen der Anbieter.

Vier Apps im Vergleich

14 28 – Verpflegungspauschale-Rechner (iPhone)

Was dokumentiert ist: Du erfasst jeden Tag mit 14 € oder 28 € und kannst gestellte Mahlzeiten eintragen. Die App kürzt dann um 20 % für Frühstück und 40 % für Mittag- oder Abendessen. Auslandssätze kannst du auswählen, Version 1.3.1 hat die Sätze für 2026 nachgetragen. Die App rechnet Summen pro Monat und Jahr und exportiert als PDF oder CSV. Sie kostet einmalig 5,99 € und braucht iOS 13.4 oder neuer. Laut Store-Eintrag bleiben alle Daten auf dem Gerät, im Datenschutzlabel steht „Keine Daten erfasst“. Der Entwickler ist als Händler registriert (App Store DE).

Pro:

  • Kürzt bei Mahlzeiten laut Beschreibung genau nach den gesetzlichen Sätzen
  • Einmalkauf, kein Abo
  • Funktioniert offline, Daten bleiben laut Anbieter auf dem Gerät

Contra:

  • Keine automatische Erfassung der Reisezeiten, du wählst 14 € oder 28 € selbst
  • Nur für Apple-Geräte
  • Bisher wenige Bewertungen (3,2 von 5 bei 5 Bewertungen)

Trace (iPhone)

Was dokumentiert ist: Du legst deinen Wohnort fest. Verlässt du ihn, fragt die App, ob die Fahrt beruflich ist, und speichert dann Orte und Zeiten. Die Tagespauschalen rechnet sie automatisch. Seit Version 1.7 kannst du Mahlzeiten eintragen, die dann abgezogen werden. Export gibt es als XLSX, als PDF und zu Kontist. Ein Fahrtenbuch ist als Beta enthalten. Der Download ist kostenlos, als In-App-Kauf gibt es ein Monatsabo für 3,49 €. Die App verlangt iOS 12.0 oder neuer. Laut Datenschutzlabel werden unter anderem dein genauer Standort und Kontaktdaten mit deiner Person verknüpft. Die App kann deinen Standort auch im Hintergrund nutzen (App Store DE). Was ohne Abo geht, steht nicht im Store-Eintrag.

Pro:

  • Erfasst Reisezeiten automatisch, so vergisst du weniger
  • Kürzt bei Mahlzeiten
  • Export für Steuer und Buchhaltung

Contra:

  • Abo statt Einmalkauf
  • Viele Standortdaten, die mit deiner Person verknüpft werden
  • Laut Store-Text kann die App den Akku stärker belasten

Spesensatz (iPhone)

Was dokumentiert ist: Die App ermittelt über GPS die Verpflegungspauschale für den Ort, an dem du gerade bist. Andere Orte kannst du suchen. Außerdem zeigt sie die Übernachtungspauschale an und rechnet Währungen um. Sie ist kostenlos, Version 2026.1 hat die Sätze für 2026 nachgetragen. Sie braucht iOS 17.6 oder neuer. Der Entwickler ist nicht als Händler registriert, deshalb gilt der EU-Verbraucherschutz für Verträge mit ihm nicht (App Store DE). Mahlzeitenkürzung und Export werden nicht erwähnt.

Pro:

  • Kostenlos
  • Praktisch, um im Ausland schnell den aktuellen Tagessatz nachzuschlagen

Contra:

  • Laut Beschreibung ein Nachschlagewerk, keine Abrechnung
  • Mahlzeitenkürzung und Export nicht dokumentiert
  • Braucht ein aktuelles iOS

N2F (iOS, Android, Web)

Was dokumentiert ist: N2F berechnet den Verpflegungsmehraufwand automatisch. Es gibt Apps für Android und iOS, eine Web-Version und einen Offline-Modus (N2F). Der Tarif „Business“ für eine Person kostet 8,30 € netto im Monat oder 6,60 € netto im Monat bei Jahreszahlung. Es gibt eine kostenlose Testversion, deren Dauer nicht angegeben ist (N2F Tarife). Ob und wie N2F bei gestellten Mahlzeiten kürzt, steht auf diesen beiden Seiten nicht.

Pro:

  • Als einzige App hier auch für Android
  • Komplette Abrechnung mit Belegen, Kilometern und Buchhaltungsexport

Contra:

  • Mit Abstand am teuersten
  • Preise netto angegeben, eher für Selbstständige mit Buchhaltung gedacht
  • Mahlzeitenkürzung auf den Preis- und App-Seiten nicht beschrieben

Preis- und Funktionsmatrix (Stand: 2026-11-08)

Alle Preise beziehen sich auf den deutschen Markt. Die Kosten für 12 Monate sind eigene Hochrechnungen aus den Listenpreisen.

App Plattform Kosten 12 Monate Auto. Pauschale Mahlzeitenkürzung Ausland 2026 Export
14 28 iPhone, Mac (M1+) 5,99 € einmalig Nein, du wählst 14/28 € Ja Ja PDF, CSV
Trace iPhone 41,88 € (12 × 3,49 € Abo) Ja, per Standort Ja nicht öffentlich dokumentiert XLSX, PDF, Kontist
Spesensatz iPhone, visionOS 0 € Satz für aktuellen Ort nicht öffentlich dokumentiert Ja (Sätze 2026) nicht öffentlich dokumentiert
N2F Business iOS, Android, Web 79,20 € netto (Jahrestarif) bzw. 99,60 € netto (monatlich) Ja nicht öffentlich dokumentiert nicht öffentlich dokumentiert Buchhaltungsexport
Manuell (Tabelle/Papier) alle 0 € Nein selbst rechnen BMF-Tabelle beliebig

Hypothetisches Sparszenario: Lohnt sich eine App?

Annahmen (frei gewählt, zur Veranschaulichung):

  • Du bist angestellt und hast 2026 30 eintägige Dienstreisen mit jeweils mehr als 8 Stunden
  • Dein Arbeitgeber erstattet keine Verpflegung
  • Deine anderen Werbungskosten liegen schon über 1.230 €, zum Beispiel durch die Pendlerpauschale
  • Dein persönlicher Grenzsteuersatz beträgt 30 %

Rechnung:

  • Pauschalen: 30 × 14 € = 420 € Werbungskosten
  • Steuerersparnis: 420 € × 30 % = 126 €

Diese 126 € bekommst du auch ohne App, wenn du alles sauber notierst. Eine App bringt dir nur dann einen Vorteil, wenn du ohne sie Reisetage vergessen würdest. Ein vergessener Tag kostet dich in diesem Szenario 14 € × 30 % = 4,20 €.

Break-even (ab wann sich die App bezahlt macht):

  • 14 28: 5,99 € ÷ 4,20 € ≈ 1,4, also ab 2 sonst vergessenen Tagen pro Jahr
  • Trace: 41,88 € ÷ 4,20 € ≈ 10, also ab 10 sonst vergessenen Tagen pro Jahr
  • N2F Business, Jahrestarif: 79,20 € netto ÷ 4,20 € ≈ 19, also ab 19 sonst vergessenen Tagen pro Jahr (ohne Mehrwertsteuer gerechnet)

Liegen deine Werbungskosten unter 1.230 €, sparst du mit keiner App Steuern. Das Ergebnis ist eine Modellrechnung und keine garantierte Ersparnis. Den gleichen Gedanken, also Kosten pro Nutzung statt Kaufpreis, findest du auch im Beitrag Lohnt sich der Kauf? 5 Cost-per-Use-Apps.

So prüfst du, ob deine App richtig rechnet

Unabhängig von der App kannst du jedes Ergebnis in wenigen Schritten nachrechnen:

  • Uhrzeiten prüfen: Warst du wirklich mehr als 8 Stunden weg? Genau 8 Stunden reichen nicht.
  • Tagesarten zählen: An- und Abreisetag zählen je 14 €, volle Tage dazwischen je 28 €.
  • Mahlzeiten abziehen: Für jede gestellte Mahlzeit 5,60 € oder 11,20 € abziehen, auch am An- oder Abreisetag.
  • Ausland: Gilt der Satz des Landes, in dem du vor 24 Uhr zuletzt warst? Wird die Tabelle für 2026 genutzt?
  • Dauer prüfen: Warst du länger als drei Monate an derselben Stelle?
  • Erstattung abziehen: Was dein Arbeitgeber steuerfrei erstattet hat, kannst du nicht noch einmal als Werbungskosten angeben.

Passen die Zahlen der App nicht zu deiner eigenen Rechnung, liegt es oft an falsch erfassten Daten und nicht am Rechenweg. Wie du bei solchen Abweichungen vorgehst, beschreibt auch der Beitrag Haushaltsbuch-App zeigt falschen Kontostand: Was tun?

Für wen passt welche Lösung?

Das hier ist meine Einschätzung auf Basis der recherchierten Store-Angaben:

  • 14 28 passt zu dir, wenn du ein iPhone hast, deine Daten nicht weitergeben willst und richtig gekürzte Beträge brauchst. Weniger geeignet ist sie, wenn du deine Reisen automatisch erfassen lassen willst.
  • Trace passt zu dir, wenn du oft unterwegs bist und regelmäßig vergisst, Reisen einzutragen. Weniger geeignet ist sie, wenn du keine Standortdaten im Hintergrund teilen oder kein Abo zahlen möchtest.
  • Spesensatz ist praktisch, um unterwegs den Tagessatz nachzuschlagen. Für die eigentliche Abrechnung reicht die App laut Beschreibung nicht.
  • N2F kommt eher für Selbstständige mit Belegen und Buchhaltung infrage, oder für dich, wenn du Android nutzt. Nur für ein paar Pauschalen im Jahr ist sie zu teuer.
  • Eine Tabelle von Hand reicht dir, wenn du nur wenige Reisen im Jahr hast. Sie kostet nichts und du siehst jeden Rechenschritt.

Ob sich der Aufwand lohnt, hängt wie bei anderen kleinen Sparhelfern davon ab, wie viel tatsächlich hängen bleibt. Das zeigt auch der Beitrag Krankenkassen-Bonus per App: Lohnt sich der Aufwand?

Fazit

Für Inlandsreisen 2026 gibt es nur zwei Sätze, 14 € und 28 €. Da machen Apps selten Fehler. Fehler entstehen eher bei gestellten Mahlzeiten, falschen Uhrzeiten, der Dreimonatsfrist und den Auslandssätzen. Laut Store-Beschreibung kürzen von den recherchierten Apps nur 14 28 und Trace ausdrücklich bei Mahlzeiten. Für Android war nur N2F mit dokumentierter Pauschalen-Funktion zu finden, und das kostet deutlich mehr. Ob sich eine App für dich lohnt, hängt weniger vom Preis ab als von zwei Fragen: Liegen deine Werbungskosten über 1.230 €? Und würdest du ohne App wirklich Reisetage vergessen?

Quellen