Renovieren wird weiter teurer: Im Mai 2026 lagen die Preise für Instandhaltungsarbeiten an Wohngebäuden ohne Schönheitsreparaturen 5,6 Prozent über dem Vorjahresniveau. Das meldet das Statistische Bundesamt. Ein einmal erstellter Kostenplan reicht deshalb selten aus. Du brauchst ein lebendes Renovierungsbudget, das Angebote, Bestellungen, Nachträge und Rechnungen zusammenführt.

Projekt-Apps können dabei helfen. Sie ersetzen weder belastbare Handwerkerangebote noch eine fachliche Bauplanung. Richtig eingerichtet zeigen sie dir aber frühzeitig, welche Arbeiten teurer werden, welche Zahlungen noch anstehen und wie viel Geld tatsächlich frei ist.

Stand der App-Recherche und Preise: 3. August 2026.

Was bedeutet Budgetplanung mit einer Projekt-App?

Bei dieser Methode wird die Renovierung in einzelne Bereiche oder Arbeitspakete zerlegt. Zu jedem Paket speicherst du Aufgaben, Termine, Dokumente und Kostendaten in einer gemeinsamen Anwendung.

Ein sinnvoller Datensatz enthält mindestens:

  • Raum oder Gewerk
  • genaue Leistung
  • verantwortliche Person oder Firma
  • Budget laut Planung
  • beauftragter Betrag
  • bereits gezahlter Betrag
  • erwartete Restkosten
  • Zahlungs- und Ausführungstermin
  • Status
  • Link oder Anhang zum Angebot und zur Rechnung

Damit entstehen drei unterschiedliche Kostenstände:

  1. Planbudget: Was du ursprünglich ausgeben wolltest.
  2. Gebundene Kosten: Bestellungen und erteilte Aufträge, auch wenn sie noch nicht bezahlt wurden.
  3. Ist-Kosten: Bereits bezahlte Rechnungen und Einkäufe.

Die wichtigste Kennzahl lautet:

verfügbares Budget = Gesamtbudget – gebundene Kosten – separate Reserve

Eine App ist für die Renovierungsplanung daher nur dann wirklich hilfreich, wenn sie entweder Kosten berechnen kann oder Kostendaten sinnvoll mit Aufgaben und Dokumenten verknüpft.

Welche Apps eignen sich wirklich?

Für private Renovierungen sind drei unterschiedliche Ansätze besonders relevant:

App Stärke Budgetfunktion Geeignet für
magicplan Aufmaß und Mengenermittlung Integrierte Kostenschätzungen Materialintensive Projekte mit Grundrissbezug
Notion Flexible Datenbanken und Formeln Frei konfigurierbare Plan-Ist-Rechnung Umfassende private Budget- und Projektplanung
Trello Einfache visuelle Aufgabensteuerung Zahlenfelder erst im kostenpflichtigen Tarif Termin- und Aufgabenkoordination mit separater Kostenrechnung

Diese Einordnung ist eine redaktionelle Analyse der dokumentierten Funktionen. Sie beruht nicht auf einem persönlichen Praxistest.

magicplan: Kosten aus dem Grundriss ableiten

Dokumentierte Funktionen

magicplan richtet sich vor allem an Sanierungsbetriebe, Gutachter und andere professionelle Anwender. Die App erstellt Grundrisse und kann Maße, Fotos, Notizen, Checklisten sowie Geräte oder Bauteile einem Projekt zuordnen. Der Estimator berechnet Material- und Arbeitskosten anhand von Mengen und Stückpreisen; eigene Preislisten und Kostenregeln sind ebenfalls vorgesehen. Kalkulationen lassen sich laut Anbieter als PDF oder XLS exportieren (magicplan Estimator, Export-Anleitung).

Im Starter-Tarif stehen bis zu zwei kostenlose Projekte zur Verfügung. Das aktuelle kostenpflichtige Angebot richtet sich dagegen deutlich an Teams und beginnt laut Preisseite bei zehn neuen Projekten pro Monat (magicplan Preise, Starter-Tarif).

Die App ist in Deutschland für Apple-Geräte verfügbar und unterstützt laut Anbieter auch kompatible Android-Geräte. Eine wichtige Plattformgrenze: LiDAR-basierte automatische und manuelle Scanverfahren sind auf Android nicht verfügbar. Dort müssen Grundrisse mit anderen Erfassungsmethoden angelegt werden (magicplan Floor Plan Editor FAQ, deutscher App Store).

Einordnung für dein Renovierungsbudget

magicplan ist besonders nützlich, wenn Quadratmeter, Wandlängen oder Stückzahlen die Kosten bestimmen. Beispiele dafür sind Bodenbeläge, Fliesen, Malerarbeiten oder Trockenbau. Die App kann Mengen aus dem Plan mit deinen hinterlegten Preisen verbinden.

Für die laufende Haushaltskontrolle ist sie weniger vollständig: Eine bautechnische Kalkulation beantwortet noch nicht automatisch, welche Rechnungen bezahlt sind oder wie sich Einkäufe auf dein verfügbares Monatsbudget auswirken.

Vorteile

  • Mengen und Kosten können direkt mit Räumen und Grundrissen verbunden werden.
  • Fotos, Maße und Kalkulationspositionen bleiben im selben Projekt.
  • PDF- und XLS-Exporte erleichtern die Weiterverarbeitung.
  • Zwei kostenlose Projekte können für eine einzelne private Renovierung ausreichen.

Nachteile

  • Das aktuelle Bezahlmodell ist stark auf professionelle Teams ausgerichtet.
  • Android bietet nicht sämtliche Scanmöglichkeiten der unterstützten iOS-Geräte.
  • Eigene, realistische Material- und Arbeitspreise müssen trotzdem gepflegt werden.
  • Zahlungsstatus und private Liquiditätsplanung stehen nicht im Mittelpunkt.

Empfehlung: magicplan eignet sich als spezialisierte Mengen- und Kostenschätzung. Für die vollständige Plan-Ist-Kontrolle kann zusätzlich eine Budgetdatenbank sinnvoll sein.

Notion: Flexible Budgetzentrale für private Projekte

Dokumentierte Funktionen

Notion verbindet Dokumente, Aufgaben und Datenbanken. Der kostenlose Tarif umfasst nach Anbieterangaben unbegrenzt viele Seiten sowie zentrale Funktionen wie Dokumente und Datenbanken (Notion Produktübersicht).

In einer Datenbank kannst du Zahlen-, Datums-, Status- und Dateifelder anlegen. Formeln berechnen beispielsweise die Abweichung zwischen Budget und Prognose. Relationen verbinden eine Kostentabelle mit Räumen oder Gewerken; Rollups können die verbundenen Beträge anschließend summieren (Notion-Datenbanken, Relationen und Rollups).

Notion ist im Browser, unter macOS und Windows sowie über mobile Apps verfügbar. Die deutschen beziehungsweise in Deutschland erreichbaren App-Store-Listings bestätigen die Verfügbarkeit für iPhone und iPad sowie Android.

Einordnung für dein Renovierungsbudget

Notion bietet unter den verglichenen Apps den flexibelsten Rahmen für ein vollständiges Renovierungsbudget. Du kannst eine Kostendatenbank mit Aufgaben, Entscheidungen, Angeboten und Rechnungen verbinden.

Eine geeignete Tabellenstruktur wäre:

Feld Zweck
Gewerk Gruppierung nach Küche, Bad, Elektrik oder anderen Bereichen
Budget Ursprünglich eingeplanter Betrag
Beauftragt Summe akzeptierter Angebote und Bestellungen
Bezahlt Tatsächlich abgeflossener Betrag
Prognose Erwartete Gesamtkosten
Abweichung Formel: Budget minus Prognose
Status Geplant, angefragt, beauftragt, bezahlt
Dokument Angebot, Rechnung oder Foto
Fällig am Erwarteter Zahlungstermin

Die Summen kannst du nach Gewerk, Raum oder Status anzeigen. So wird beispielsweise sichtbar, ob ein scheinbar günstiger Bereich nur deshalb unter Budget liegt, weil eine Schlussrechnung noch fehlt.

Vorteile

  • Budget, Aufgaben, Belege und Entscheidungen lassen sich miteinander verknüpfen.
  • Formeln und Rollups ermöglichen eine echte Plan-Ist-Auswertung.
  • Für eine einzelne Person ist der kostenlose Tarif häufig funktional ausreichend.
  • Die Struktur lässt sich an kleine und umfangreiche Renovierungen anpassen.

Nachteile

  • Die Datenbank muss zunächst selbst aufgebaut werden.
  • Notion ermittelt keine Materialmengen aus einem Grundriss.
  • Fehlerhafte Formeln oder uneinheitliche Einträge können die Auswertung verfälschen.
  • Die große Gestaltungsfreiheit kann für eine einfache Renovierung unnötig komplex wirken.

Empfehlung: Notion ist die passendste Lösung, wenn du Kosten, Aufgaben und Dokumente in einer individuell aufgebauten Projekt-App verwalten möchtest.

Trello: Starke Aufgabenplanung, begrenzte Kostenkontrolle

Dokumentierte Funktionen

Trello organisiert Arbeiten in Boards, Listen und Karten. Karten können unter anderem Termine, Checklisten, Kommentare und Dateien enthalten. Die mobilen Apps sind in Deutschland für iOS und Android verfügbar.

Der kostenlose Tarif umfasst unbegrenzt viele Karten, bis zu zehn Boards pro Workspace und höchstens zehn Mitwirkende. Zahlenfelder für strukturierte Budgetwerte gehören jedoch zu den benutzerdefinierten Feldern und sind erst ab dem Standard-Tarif verfügbar. Die offizielle Preisseite nennt dafür 5 US-Dollar pro Person und Monat bei jährlicher beziehungsweise 6 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung. Da die öffentliche Seite in US-Dollar auszeichnet, ist der tatsächlich im deutschen Bestellvorgang angezeigte Endpreis maßgeblich (Trello-Tarife, benutzerdefinierte Felder).

Eine weitere Einschränkung betrifft den Export: Ein einzelnes Board kann grundsätzlich als technisch ausgerichtete JSON-Datei exportiert werden. Der leichter in Tabellenprogrammen nutzbare CSV-Export ist laut Atlassian Premium-Workspaces vorbehalten (Trello-Datenexport).

Einordnung für dein Renovierungsbudget

Trello eignet sich gut, um Angebote einzuholen, Entscheidungen freizugeben und Arbeiten durch Statuslisten zu bewegen. Ein mögliches Board besteht aus den Listen „Ideen“, „Angebote offen“, „Beauftragt“, „In Arbeit“ und „Erledigt“.

Für eine belastbare Budgetrechnung ist der kostenlose Tarif jedoch eingeschränkt. Du kannst Beträge in Beschreibungen oder Kartentiteln notieren, erhältst daraus aber keine verlässliche Gesamtsumme. Selbst mit Zahlenfeldern bleibt Trello stärker auf Arbeitsabläufe als auf Finanzberechnungen ausgerichtet.

Vorteile

  • Aufgaben und Projektstatus sind schnell erfassbar.
  • Termine, Checklisten, Fotos und Dokumente lassen sich einer Leistung zuordnen.
  • Die kostenlose Version reicht für eine überschaubare Aufgabenplanung.
  • Die visuelle Darstellung ist für mehrere beteiligte Personen leicht nachvollziehbar.

Nachteile

  • Strukturierte Zahlenfelder erfordern mindestens den Standard-Tarif.
  • Eine vollständige Plan-Ist-Rechnung muss zusätzlich aufgebaut oder ausgelagert werden.
  • Der praktische CSV-Export setzt Premium voraus.
  • Für reine Budgetplanung bietet Trello weniger Rechenfunktionen als Notion.

Empfehlung: Trello passt, wenn die Koordination der Renovierungsarbeiten wichtiger ist als die Finanzanalyse. Die Gesamtkosten sollten dann in einer separaten Tabelle geführt werden.

So richtest du dein Renovierungsbudget ein

1. Verfügbaren Betrag festlegen

Beginne mit dem Betrag, den du ohne erwartete Steuererstattung oder noch nicht zugesagte Förderung finanzieren kannst. Halte die Reserve als eigene Position fest, statt sie unbemerkt auf einzelne Gewerke zu verteilen.

2. Die Renovierung vollständig zerlegen

Erfasse nicht nur sichtbare Materialien und Handwerkerarbeiten. Eigene Budgetkategorien helfen bei der Vollständigkeit:

  • Planung und Genehmigungen
  • Abbruch und Entsorgung
  • Material
  • Arbeitskosten
  • Fahrt-, Liefer- und Mietkosten
  • vor- und nachgelagerte Arbeiten
  • Zwischenunterkunft oder Lagerung
  • Reinigung und Abnahme
  • separate Reserve

Die Verbraucherzentrale empfiehlt, mehrere detaillierte Kostenvoranschläge einzuholen und auch Vor-, Nach- sowie Nebenarbeiten zu berücksichtigen (Verbraucherzentrale).

3. Angebote vergleichbar eintragen

Lege für jedes Angebot dieselben Felder an: Leistungsumfang, Material, Arbeitskosten, Nebenkosten, Umsatzsteuer und mögliche Ausschlüsse. Vergleiche nicht nur die Endsumme.

Ein Angebot und ein Kostenvoranschlag sind außerdem nicht dasselbe. Nach der Einordnung der Verbraucherzentrale sind Unternehmen an Angebotspreise in der Regel gebunden. Ein Kostenvoranschlag kann dagegen überschritten werden; bei einer wesentlichen Erhöhung von mehr als ungefähr 15 bis 20 Prozent muss der Betrieb darauf hinweisen.

Diese Schwelle ist keine Empfehlung für die Höhe deiner Budgetreserve. Sie beschreibt die Informationspflicht bei einer wesentlichen Überschreitung des Kostenvoranschlags.

4. Gebundene Kosten sofort erfassen

Verschiebe einen Betrag in den Status „beauftragt“, sobald du ein Angebot annimmst oder eine Bestellung abschickst. Warte nicht bis zur Abbuchung. Andernfalls zeigt die App mehr verfügbares Geld an, als tatsächlich vorhanden ist.

5. Änderungen dokumentieren

Erstelle für jeden Nachtrag einen eigenen Eintrag. Notiere:

  • Anlass der Änderung
  • zusätzlich vereinbarte Leistung
  • Mehr- oder Minderkosten
  • Datum der Freigabe
  • zugehörige Nachricht oder Datei
  • Auswirkung auf Termin und Restbudget

Damit bleibt die ursprüngliche Planung sichtbar, während die Prognose aktuell bleibt.

6. Rechnungen und Steueranteile getrennt erfassen

Für begünstigte Handwerkerleistungen sieht § 35a EStG grundsätzlich eine Steuerermäßigung von 20 Prozent der berücksichtigungsfähigen Aufwendungen vor, begrenzt auf 1.200 Euro. Begünstigt sind dabei nur Arbeitskosten; außerdem werden eine Rechnung und die Zahlung auf das Konto des Leistungserbringers verlangt. Für öffentlich geförderte Maßnahmen gelten Ausschlüsse (§ 35a EStG).

Speichere deshalb Arbeits-, Material- und sonstige Kosten in getrennten Feldern. Eine mögliche Steuerermäßigung sollte nicht vorzeitig als verfügbares Renovierungsbudget behandelt werden.

Welche App passt zu welchem Projekt?

  • Für eine Renovierung mit vielen flächenabhängigen Materialien: magicplan unterstützt Aufmaß, Mengenermittlung und Kostenschätzung.
  • Für eine zentrale Plan-Ist-Rechnung mit Aufgaben und Belegen: Notion bietet die flexibelste Kombination.
  • Für einfache Aufgaben- und Terminsteuerung: Trello ist übersichtlich, benötigt für die Kostenrechnung aber meist eine Ergänzung.
  • Für besonders kleine Projekte: Eine komplexe App-Struktur kann mehr Arbeit verursachen als Nutzen. Entscheidend ist, dass Planbudget, Verpflichtungen und Zahlungen getrennt bleiben.

Fazit

Projekt-Apps machen ein Renovierungsbudget nicht automatisch richtig. Ihr Nutzen entsteht durch eine klare Kostenstruktur und konsequente Aktualisierung. Notion eignet sich besonders für die umfassende private Budgetkontrolle, magicplan für grundrissbasierte Mengen und Trello für die visuelle Ablaufplanung. Maßgeblich bleibt stets der aktuelle prognostizierte Gesamtbetrag – nicht allein die Summe bereits bezahlter Rechnungen.

Quellen