Ob Bahnticket, Hotelrechnung oder Parkgebühr: Berufliche Auslagen summieren sich schnell. Allein 2025 unternahmen Beschäftigte deutscher Unternehmen 116,1 Millionen Geschäftsreisen – 8,3 Prozent mehr als im Vorjahr. Die durchschnittlichen Kosten lagen bei 418 Euro pro Reise (VDR-Geschäftsreiseanalyse 2026).

Wenn Du solche Kosten zunächst privat bezahlst, belastet das vorübergehend Dein Haushaltsbudget. Ein verlorener Beleg oder eine verspätete Abrechnung kann zusätzlich bedeuten, dass Du länger auf Dein Geld wartest. Eine App für Arbeitsausgaben hilft Dir, Belege sofort zu sichern und den Erstattungsstatus im Blick zu behalten.

Was sind erstattungsfähige Arbeitsausgaben?

Erstattungsfähige Arbeitsausgaben sind beruflich veranlasste Kosten, die Du zunächst selbst bezahlst und anschließend bei Deinem Arbeitgeber einreichst. Typische Beispiele sind:

  • Bahn-, Flug- und Taxikosten
  • Hotels und andere Übernachtungen
  • Parkgebühren und Maut
  • dienstliche Fahrten mit dem privaten Auto
  • Büromaterial, Porto oder kleinere Anschaffungen
  • Bewirtungskosten
  • Telefon- oder Internetkosten nach betrieblicher Vereinbarung

Ob eine Ausgabe tatsächlich erstattet wird, richtet sich nach der Reisekosten- beziehungsweise Spesenrichtlinie Deines Arbeitgebers. Eine App kann den Antrag korrekt erfassen und weiterleiten, aber nicht selbst entscheiden, ob Dir die Erstattung zusteht.

Für Verpflegung gelten in Deutschland gesetzliche Pauschalen. Nach § 9 Einkommensteuergesetz sind bei einer vollständigen Abwesenheit von 24 Stunden 28 Euro und bei mehr als acht Stunden sowie für An- und Abreisetage 14 Euro vorgesehen. Gestellte Mahlzeiten können die Pauschale reduzieren (§ 9 Abs. 4a EStG).

So funktioniert die Erfassung per App

Der übliche Ablauf ist bei fast allen Spesen-Apps ähnlich:

  1. Ausgabe bezahlen: Du bezahlst beispielsweise ein Bahnticket mit Deiner privaten Karte.
  2. Beleg fotografieren: Direkt nach dem Kauf scannst Du Rechnung oder Quittung.
  3. Daten prüfen: Eine OCR- oder KI-Funktion liest Betrag, Datum, Händler und Währung aus.
  4. Ausgabe zuordnen: Du ergänzt Kategorie, Kostenstelle, Projekt und geschäftlichen Anlass.
  5. Erstattung kennzeichnen: Die App vermerkt, dass Du privat bezahlt hast.
  6. Bericht einreichen: Die Ausgabe geht an die zuständige Führungskraft oder Buchhaltung.
  7. Status verfolgen: Du siehst, ob der Antrag offen, genehmigt, abgelehnt oder ausgezahlt ist.

Für den Praxisvergleich wurde bei allen fünf Lösungen derselbe Ablauf betrachtet: Belegfoto, privat bezahlte Ausgabe, dienstliche Autofahrt, Freigabe und Buchhaltungsexport. Grundlage waren öffentlich zugängliche Produktbereiche, Demos und aktuelle Hilfedokumente mit Stand Juli 2026.

Die fünf Apps im Überblick

App Besonders geeignet für Belegscan Fahrtkosten Preis laut Anbieter
Circula Deutsche KMU und größere Teams Ja Ja ab 15 Euro pro Lizenz/Monat
Zoho Expense Einzelpersonen und kleine Teams Ja Ja kostenlos bis drei Nutzer
Expensify Internationale und englischsprachige Teams Ja Ja Collect ab 5 US-Dollar pro Mitglied/Monat
SAP Concur Größere Unternehmen mit komplexen Abläufen Ja Ja individuelles Angebot
Spendesk Unternehmen mit Karten- und Budgetmanagement Ja Ja individuelles Angebot

Preise und enthaltene Leistungen können sich ändern. Entscheidend ist außerdem, welche Lösung Dein Arbeitgeber tatsächlich einsetzt – Du kannst Erstattungen nicht unabhängig vom Unternehmen über jede beliebige App auszahlen lassen.

1. Circula: Stark für deutsche Reisekosten

Circula stammt aus Deutschland und konzentriert sich auf Auslagen, Reisekosten, Firmenkarten und Mitarbeiter-Benefits. Im Praxisablauf wirkt die App besonders schlüssig, wenn deutsche Pauschalen und eine DATEV-Anbindung wichtig sind.

Du fotografierst einen Beleg, kontrollierst die ausgelesenen Daten und markierst, ob Du privat oder mit einer Firmenkarte bezahlt hast. Fahrtkosten lassen sich über Start, Ziel, Datum und Fahrzeug erfassen. Die Entfernung wird automatisch ermittelt. Reisen können zudem mit Auslagen und Tagespauschalen gebündelt werden (Circula-Hilfe).

Vorteile

  • automatische Tages- und Kilometerpauschalen
  • OCR-Scanner und automatische Belegzuordnung
  • auf deutsche Rechts- und Steueranforderungen ausgerichtet
  • DATEV-Integrationen und Buchhaltungsexporte
  • klare Trennung zwischen privater Auslage und Firmenkartenzahlung
  • mobile App und Web-Anwendung

Nachteile

  • mit mindestens 15 Euro pro Lizenz und Monat teurer als einfache Lösungen
  • eher für Unternehmen als für einzelne Beschäftigte konzipiert
  • zusätzliche Module wie Firmenkarten oder Rechnungsmanagement kosten extra

Das Paket „Auslagen & Reisekosten“ beginnt bei jährlicher Abrechnung bei 15 Euro pro Lizenz und Monat (Circula-Preise). Für deutsche Unternehmen mit regelmäßigen Dienstreisen ist Circula im Vergleich eine besonders ausgewogene Lösung.

2. Zoho Expense: Günstig für kleine Teams

Zoho Expense bietet einen kostenlosen Tarif für bis zu drei Nutzer. Darin enthalten sind Ausgabenberichte, GPS-basierte Fahrtkostenerfassung, mehrere Währungen, 5 GB Belegspeicher und 20 automatische Belegscans (Zoho-Preisübersicht).

Beim Belegscan erkennt Zoho unter anderem Datum, Betrag, Händler, Währung und Zahlungsart. Wiederkehrende Händler kann das System automatisch kategorisieren. Belege lassen sich per Smartphone, E-Mail, Browser-Erweiterung oder Datei-Upload hinzufügen. Deutsch gehört zu den unterstützten Scan-Sprachen (Zoho-Autoscan-Dokumentation).

Vorteile

  • kostenloser Einstieg für bis zu drei Nutzer
  • GPS-basierte Kilometererfassung
  • übersichtliche Ausgabenberichte
  • Belege können auch per E-Mail weitergeleitet werden
  • gut für mehrere Währungen und internationale Projekte
  • preiswerte kostenpflichtige Tarife

Nachteile

  • im Gratis-Tarif nur 20 automatische Scans
  • erweiterte Pauschalen und Live-Kilometertracking sind höheren Tarifen vorbehalten
  • deutsche Reisekostenregeln müssen gegebenenfalls vom Unternehmen eingerichtet werden
  • einige Bereiche der Dokumentation und Benutzeroberfläche sind englisch geprägt

Zoho Expense eignet sich besonders für kleine Betriebe, Vereine oder Familienunternehmen, die Ausgaben digital erfassen möchten, ohne sofort ein größeres Softwarebudget einzuplanen.

3. Expensify: Einfach für internationale Teams

Expensify setzt stark auf den SmartScan: Du fotografierst die Quittung, anschließend werden die wichtigsten Angaben in einen Ausgabeneintrag übertragen. Neben Belegen unterstützt die App Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, Gruppenausgaben und Erstattungsberichte (Expensify-Hilfe).

Im getesteten Standardablauf fällt vor allem die direkte Verbindung zwischen Beleg, Ausgabe, Kommentar und Freigabe auf. Das ist praktisch, wenn Teammitglieder in mehreren Ländern arbeiten und Rückfragen direkt an einem Vorgang klären möchten.

Vorteile

  • unkomplizierter Belegscan
  • Fahrtkosten und Erstattungen in einer Anwendung
  • gut für verteilte, internationale Teams
  • persönliche und geschäftliche Karten lassen sich einbinden
  • Euro-basierte Abrechnung und internationale Erstattungen werden unterstützt
  • SmartScan ist auch ohne kostenpflichtigen Unternehmenstarif nutzbar

Nachteile

  • englischsprachige und US-geprägte Benutzerführung
  • Preise werden in US-Dollar angegeben
  • deutsche Pauschalen und Buchhaltungsanforderungen müssen vorab geprüft werden
  • die offizielle Integrationsauswahl hebt internationale Systeme wie QuickBooks und Xero stärker hervor als deutsche Lösungen

Der Collect-Tarif kostet laut Anbieter 5 US-Dollar pro Mitglied und Monat und umfasst Belegscan, Erstattungen, Freigaben und Kartenmanagement (Expensify-Preise). Für deutsche Unternehmen ist vor der Einführung besonders die gewünschte Buchhaltungsanbindung zu prüfen.

4. SAP Concur: Für komplexe Unternehmensprozesse

SAP Concur richtet sich an Unternehmen, die nicht nur einzelne Belege, sondern den gesamten Reise- und Freigabeprozess verwalten möchten. Dazu gehören Firmenkartentransaktionen, private Kartenzahlungen, elektronische Belege, Reisebuchungen und mehrere Genehmigungsstufen.

Die integrierte Funktion ExpenseIt verwandelt Belegfotos in Ausgabeneinträge. Nach Anbieterangaben erkennt sie Beträge, Mehrwertsteuer und Händler und kann Hotelrechnungen aufschlüsseln. Die mobile Erfassung ist auf eine GoBD-konforme Verarbeitung ausgelegt (SAP Concur ExpenseIt).

Vorteile

  • leistungsfähige KI- und OCR-Belegerfassung
  • automatische Berechnung von Inlands- und Auslandspauschalen
  • umfangreiche Richtlinien- und Prüfregeln
  • Anbindungen an SAP, DATEV und weitere Finanzsysteme
  • geeignet für internationale Organisationen
  • detaillierte Freigabe- und Kontrollprozesse

Nachteile

  • für Singles und sehr kleine Unternehmen meist überdimensioniert
  • Einführung und Konfiguration können aufwendig sein
  • kein einfacher öffentlicher Festpreis
  • viele Funktionen hängen von der Einrichtung durch den Unternehmensadministrator ab

SAP Concur ist sinnvoll, wenn viele Beschäftigte reisen, mehrere Länder beteiligt sind oder das Unternehmen bereits SAP-Systeme nutzt. Für gelegentliche Auslagen ist die Lösung umfangreicher als nötig.

5. Spendesk: Auslagen und Firmenkarten verbinden

Spendesk verbindet Spesenerstattungen mit physischen und virtuellen Firmenkarten, Budgets und Genehmigungsregeln. Der Ansatz ist interessant, wenn private Vorleistungen möglichst vermieden werden sollen: Beschäftigte können ein Budget beantragen und anschließend mit einer zugewiesenen Karte bezahlen.

Musst Du trotzdem privat oder bar zahlen, fotografierst Du den Beleg und reichst die Ausgabe über die App ein. OCR erfasst die Daten, während die zuständige Person den Antrag digital freigeben kann. Kilometer-, Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen lassen sich ebenfalls verwalten (Spendesk-Spesenabrechnung).

Vorteile

  • private Auslagen und Firmenkartenzahlungen in einer Oberfläche
  • Echtzeit-Budgets und individuelle Kartenlimits
  • OCR-Belegerkennung und automatisches Matching
  • digitale Genehmigungsabläufe
  • DATEV-Anbindung verfügbar
  • Erstattungsstatus zentral nachvollziehbar

Nachteile

  • keine öffentlich sichtbaren Festpreise
  • Plattformgebühr plus mögliche Transaktionsgebühren
  • für einzelne Nutzer oder sehr kleine Teams zu umfangreich
  • voller Nutzen entsteht erst, wenn das Unternehmen auch Karten und Budgets einbindet

Spendesk bezeichnet Unternehmen mit etwa 50 bis 250 Mitarbeitenden als typische Zielgruppe. Preise werden individuell kalkuliert (Spendesk-Preise).

Welche App passt zu welchem Bedarf?

Die beste Reisekosten-App hängt weniger von der Zahl der Funktionen als von Deinem tatsächlichen Arbeitsalltag ab:

  • Für deutsche Steuerregeln und DATEV: Circula
  • Für ein kleines Budget oder bis zu drei Nutzer: Zoho Expense
  • Für internationale, englischsprachige Teams: Expensify
  • Für große Unternehmen und komplexe Freigaben: SAP Concur
  • Für Firmenkarten, Budgets und Erstattungen aus einer Hand: Spendesk

Als angestellte Person solltest Du zuerst klären, welche Anwendung und welche Belegform Dein Arbeitgeber akzeptiert. Eine privat gewählte App kann Dir beim Dokumentieren helfen, ersetzt aber nicht den offiziellen Einreichungsweg des Unternehmens.

Belege richtig erfassen: Eine einfache Routine

Eine gute App allein verhindert noch keine Lücken. Diese Routine hat sich für eine saubere Abrechnung bewährt:

  • Fotografiere Belege direkt nach dem Bezahlen.
  • Prüfe Betrag, Datum, Währung und Mehrwertsteuer.
  • Notiere den geschäftlichen Anlass sofort.
  • Trenne private und dienstliche Positionen auf gemischten Rechnungen.
  • Kennzeichne eindeutig, ob Du privat oder mit einer Firmenkarte bezahlt hast.
  • Erfasse Start, Ziel, Zweck und Kilometer bei jeder dienstlichen Autofahrt.
  • Reiche Ausgaben regelmäßig statt gesammelt am Jahresende ein.
  • Kontrolliere offene und abgelehnte Erstattungen mindestens einmal pro Woche.
  • Gleiche genehmigte Beträge mit Deinem privaten Konto ab.

Für Dein Haushaltsbudget ist eine zusätzliche Kategorie „vom Arbeitgeber offen“ hilfreich. So verwechselst Du eine noch nicht erstattete Ausgabe nicht mit dauerhaftem privaten Konsum.

Digitale Belege und GoBD: Was Du beachten solltest

Ein Foto auf dem Smartphone ist nicht automatisch eine ordnungsgemäße Archivierung. Die GoBD verlangen unter anderem einen nachvollziehbaren Prozess, Qualitätskontrollen auf Lesbarkeit und Vollständigkeit sowie eine dokumentierte Fehlerbehandlung.

Das Bundesfinanzministerium erlaubt grundsätzlich auch die bildliche Erfassung mit mobilen Geräten. Nach dem Scan dürfen Papierdokumente vernichtet werden, sofern keine Vorschrift die Aufbewahrung des Originals verlangt und die Nachprüfbarkeit erhalten bleibt (GoBD, Abschnitt 9.3).

Ob Du den Papierbeleg wegwerfen darfst, sollte deshalb in der betrieblichen Verfahrensdokumentation geregelt sein. Im Zweifel bewahrst Du das Original bis zur bestätigten Erstattung auf.

Aktuelle Trends bei Reisekosten-Apps

Drei Entwicklungen bestimmen den Markt besonders stark:

  • KI wird zum Standard: Laut VDR nutzen bereits rund drei Viertel der befragten Unternehmen künstliche Intelligenz in der Reisekostenabrechnung.
  • Geschäftlich und privat vermischen sich: Obwohl Bleisure und Workation verbreiteter werden, haben 72 Prozent der Unternehmen diese Reiseformen noch nicht verbindlich in ihren Richtlinien geregelt.
  • Kostenkontrolle wird wichtiger: 2025 stieg die Zahl der Geschäftsreisen um 8,3 Prozent, während die durchschnittlichen Kosten pro Reise um 4,8 Prozent sanken.

Alle drei Ergebnisse stammen aus der repräsentativen VDR-Geschäftsreiseanalyse 2026 mit 800 befragten Unternehmen und öffentlichen Organisationen. VDR-Präsident Christoph Carnier fasst die Bedeutung so zusammen:

„Geschäftsreisen sind kein betrieblicher Overhead, sondern ein Frühindikator für Wirtschaftsdynamik.“

Für Apps bedeutet das: Automatischer Belegscan allein reicht künftig nicht mehr. Gefragt sind klare Richtlinien, die Trennung privater und geschäftlicher Reiseanteile, aktuelle Pauschalen sowie transparente Freigaben.

Fazit

Apps machen erstattungsfähige Arbeitsausgaben schneller sichtbar und reduzieren das Risiko verlorener Belege. Circula überzeugt bei deutschen Reisekosten, Zoho Expense beim günstigen Einstieg, Expensify bei internationalen Teams, SAP Concur bei komplexen Strukturen und Spendesk bei der Verbindung von Erstattungen und Firmenkarten.

Entscheidend bleibt ein einfacher Grundsatz: Beleg sofort erfassen, Zahlungsart korrekt markieren und den Erstattungsstatus bis zum tatsächlichen Geldeingang verfolgen.

Quellen